Yhteistyösopimusmalli

Yhteistyösopimuksen sisältö ja sen täyttäminen

Yhteistyösopimuspohja on tehty mahdollisimman helposti täytettäväksi. Voit valita siitä teidän yhteistyöhönne sopivat sopimusehdot. Kun pohjassa on kaksi vaihtoehtoa, valitse toinen ja poista toinen, jotta sopimukseen ei jää ristiriitaisia ehtoja. Alla saat vinkit sopimuksen täyttämiseen kohta kohdalta.

Osapuolet ja yhteistyön tarkoitus

Merkitse sopimukseen molempien osapuolten nimet, Y-tunnukset, osoitteet ja yhteyshenkilöt. Kuvaa myös yhteistyön tarkoitus ja sisältö mahdollisimman konkreettisesti. Selkeä tarkoitus helpottaa myöhemmin arvioimaan, mitä sopimus kattaa ja mitä ei.

Osapuolten roolit ja vastuut

Osapuolten roolit ja vastuut kannattaa määritellä mahdollisimman tarkasti. Tämä vähentää väärinkäsityksiä ja varmistaa, että kaikki ymmärtävät omat tehtävänsä ja vastuualueensa. Selkeä roolitus auttaa myös pitämään projektin aikataulussa ja tavoitteissa.

Taloudelliset ehdot

Taloudelliset ehdot ovat yhteistyösopimuksen olennaisimpia osia. On tärkeää, että molemmat osapuolet kokevat tulevansa kohdelluiksi oikeudenmukaisesti. Pohjassa voit valita, jaetaanko yhteistyön tuotot tasan vai tilittääkö toinen osapuoli toiselle sovitun prosenttiosuuden myyntikatteesta kuukausittaisen myyntiraportin perusteella. Maksuehto on 14 päivää netto, ja myöhästyneistä maksuista peritään korkolain mukainen viivästyskorko. Kumpikin osapuoli vastaa omista kustannuksistaan.

Jos osapuolet ovat toistensa kilpailijoita, hintatietojen vaihtamisessa ja tuottojen jakamisessa kannattaa olla huolellinen. Kilpailijoiden välinen yhteistyö ei saa rajoittaa kilpailua.

Immateriaalioikeudet

Immateriaalioikeudet korostuvat erityisesti tutkimuksessa, luovilla aloilla ja teknologiassa. Sopimuksessa on tärkeää määritellä, kuka omistaa yhteistyössä syntyvät luomukset ja keksinnöt ja miten niitä saa käyttää. Pohjassa on kaksi vaihtoehtoa:

– Oikeudet säilyvät kokonaan omistajallaan, eikä niitä siirretä osapuolten välillä.
– Ennen yhteistyötä olemassa olleet oikeudet säilyvät omistajallaan, mutta yhdessä luodut tulokset omistetaan yhteisesti. Lisäksi osapuolet saavat käyttää toistensa tuloksia sopimuksen ajan maksutta. Käyttöoikeus ei ole yksinomainen, joten kumpikaan ei voi estää toista käyttämästä tuloksia.

Luottamuksellisuus ja henkilötiedot

Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa toistensa liike- ja ammattisalaisuudet, kuten hintatiedot, suunnitelmat ja tekniset kuvaukset. Merkitse sopimukseen, kuinka monta vuotta salassapitovelvollisuus jatkuu sopimuksen päättymisen jälkeen.

Jos yhteistyössä käsitellään henkilötietoja, esimerkiksi asiakasrekistereitä, siitä on sovittava erikseen EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tähän tarvitaan yleensä henkilötietojen käsittelysopimus.

Vastuunrajoitus ja ylivoimainen este

Vastuunrajoituksella sovitaan, kuinka suuri vahingonkorvaus voi enintään olla. Merkitse pohjaan enimmäissumma euroina. Tyypillisesti summa on sidottu esimerkiksi yhteistyön arvoon. Kumpikaan osapuoli ei vastaa välillisistä vahingoista, kuten menetetystä voitosta. Rajoitus ei kuitenkaan koske tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutettua vahinkoa eikä luottamuksellisuuden tai immateriaalioikeuksien rikkomista.

Pohjassa on myös ylivoimaista estettä koskeva ehto. Osapuoli ei vastaa viivästyksestä, joka johtuu sen vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevasta syystä, kuten luonnonkatastrofista. Esteestä on kuitenkin ilmoitettava toiselle osapuolelle viipymättä.

Sopimuksen kesto ja päättymisehdot

Yhteistyösopimus voi olla toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikainen projektisopimus. Toistaiseksi voimassa olevan sopimuksen voi irtisanoa kirjallisesti kuukauden irtisanomisajalla. Määräaikaiseen sopimukseen merkitään päättymispäivä. Kumpikin osapuoli voi lisäksi purkaa sopimuksen heti, jos toinen osapuoli ajautuu maksukyvyttömäksi tai rikkoo sopimusta olennaisesti eikä korjaa rikkomusta 30 päivän kuluessa.

Selkeät päättymisehdot auttavat osapuolia suunnittelemaan tulevaa ja varautumaan mahdolliseen irtautumiseen.

Riitatilanteiden ratkaisu

Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Jos se ei onnistu, pohjassa voit valita riitojen ratkaisutavaksi joko välimiesmenettelyn tai käräjäoikeuden. Välimiesmenettely on luottamuksellinen ja yleensä nopeampi, mutta myös kalliimpi. Siksi se sopii parhaiten suurempiin yhteistyöhankkeisiin. Pienemmissä sopimuksissa käräjäoikeus on usein edullisempi vaihtoehto.

Muista kuitenkin, että yhteistyö pohjautuu luottamukseen. Älä siis ryhdy yhteistyöhön epäluotettavalta tuntuvan tahon kanssa.

Sopimushallinta ja yhteistyösopimusten päivitys

Sopimushallinta on tärkeä osa yrityksen riskienhallintaa. Yhteistyösopimukset kannattaa tarkistaa ja päivittää säännöllisesti, jotta ne pysyvät ajankohtaisina. Yrityksen sisäiset prosessit määrittävät usein, kuinka usein sopimukset käydään läpi, mutta jonkinlainen sykli on aina suositeltava. Kun sopimukset on allekirjoitettu ja arkistoitu sähköisesti, niiden päättymis- ja tarkistuspäivät on helppo pitää ajan tasalla.