Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoitus – näin se hoituu Netvisor Signilla
Tilinpäätös on valmis, mutta allekirjoitukset puuttuvat. Yksi hallituksen jäsen on lomalla, toinen toisella paikkakunnalla ja tilintarkastaja odottaa vuoroaan. Sähköisellä allekirjoituksella tilinpäätös kiertää kaikilla allekirjoittajilla jopa päivässä, ilman tulosteita ja kirjekuoria.
Kelpaako sähköinen allekirjoitus tilinpäätökseen?
Kelpaa. Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös on päivättävä ja allekirjoitettava. Osakeyhtiössä sen allekirjoittavat hallituksen jäsenet ja toimitusjohtaja. Kirjanpitolautakunta on linjannut lausunnossaan (KILA 1899/2012), että tilinpäätöksen voi allekirjoittaa sähköisesti, kun allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan luotettavasti todentaa.
Netvisor Signissa allekirjoittajat tunnistautuvat vahvasti pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella. Jokaisesta allekirjoituksesta jää kattava lokitieto, joten on aina selvää, kuka allekirjoitti ja milloin.
Näin allekirjoitat tilinpäätöksen Netvisor Signilla
- Lataa tilinpäätös. Kirjaudu Netvisor Signiin ja lisää tilinpäätösasiakirja uutena asiakirjana.
- Lisää allekirjoittajat. Syötä hallituksen jäsenten, toimitusjohtajan ja tarvittaessa tilintarkastajan sähköpostiosoitteet.
- Määritä allekirjoitusjärjestys. Jos yhtiöllä on tilintarkastaja, laita hänet allekirjoittamaan viimeisenä. Näin tilinpäätösmerkintä tehdään vasta, kun hallitus ja toimitusjohtaja ovat allekirjoittaneet.
- Valitse vahva tunnistautuminen ja lähetä. Allekirjoittajat saavat kutsun sähköpostiin ja allekirjoittavat koneella tai puhelimella, missä ja milloin vain.
- Seuraa etenemistä. Näet reaaliajassa, kuka on jo allekirjoittanut. Muistutuksen lähettäminen hitaammalle allekirjoittajalle onnistuu yhdellä klikillä.
Kun kaikki ovat allekirjoittaneet
Allekirjoitettu tilinpäätös tallentuu automaattisesti Netvisor Signin digitaaliseen arkistoon. Sieltä se löytyy helposti myöhemmin, esimerkiksi yhtiökokousta tai rahoittajaa varten.
Kun yhtiökokous on vahvistanut tilinpäätöksen, lataa asiakirjat arkistosta ja ilmoita ne kaupparekisteriin YTJ-palvelussa. Osakeyhtiö ja osuuskunta voivat vaihtoehtoisesti lähettää tilinpäätöksen veroilmoituksen mukana, jolloin Verohallinto välittää sen kaupparekisteriin. Muista, että vahvistettu tilinpäätös on ilmoitettava 8 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Sujuvampi tilinpäätöskausi
Sähköinen allekirjoitus säästää aikaa ja kuluja, kun papereita ei tarvitse tulostaa, postittaa tai skannata. Samalla tilinpäätös pysyy tallessa turvallisesti ja EU:n tietosuojasäännösten mukaisesti.
Hyväksyykö PRH sähköisesti allekirjoitetun tilinpäätöksen?
Hyväksyy. Kun tilinpäätös ja toimintakertomus ilmoitetaan suoraan kaupparekisteriin, PRH tarkistaa allekirjoituksen ja hyväksyy sähköisen allekirjoituksen.
Asiakirjasta on käytävä selvästi ilmi, että se on allekirjoitettu, sekä käytetyn allekirjoitusjärjestelmän nimi. Netvisor Signilla allekirjoitettuun asiakirjaan liitetään allekirjoitustiedot, joista näkyvät allekirjoittajat, allekirjoitusajat ja palvelun nimi.
Lue lisää: PRH: Sähköinen allekirjoitus kaupparekisteri-ilmoituksissa
Valmiina sujuvampaan tilinpäätöskauteen? Ota Netvisor Sign käyttöön alle viidessä minuutissa. Valitse sopiva paketti →
Hoidatko tilinpäätöksiä asiakkaillesi? Lue myös: Sähköinen allekirjoitus tilintarkastuksessa
Madeleine Sandler työskentelee markkinoinnin parissa Netvisor Signilla. Häntä kiinnostaa miten yritykset voivat toimia tehokkaammin, ekologisuudesta ja turvallisuudesta kuitenkaan tinkimättä.
